Innovationsstafetten & ständiga förbättringar, på G Samhällsutvecklingsavdelningen

Skärmavbild 2015-04-29 kl. 21.12.36

Idag har vi deltagit i Innovationsstafetten tillsammans med övriga Blekingekommuner, landsting, region och länsstyrelsen. Hur innovation är vi då i kommunerna? Jodå vi är bra på att hitta nya lösningar på problem Bra men vi kan bli bättre. Det vi framför allt kan bli bättre på är att ta tillvara på de förbättringar vi gör och lära av varandra. Små förändringar i vardagen kan göra stor skillnad. För att kunna jobba med ständiga förbättringar måste det också finnas utrymme för att göra fel, att göra om och att lära.  Det arbete som nu pågår där vi i vårt utvecklingsarbete använder lean stöder innovationsarbetet och ger stöd för ständiga förbättringar / innovationer. Dagens möte ändrar inte vårt arbete – utan gav bara mer inspiration i det arbete som på många ställen påbörjats eller som redan pågår för fullt.

Inom äldreomsorgen har arbetet med ständiga förbättringar pågått ett tag. Samtidigt som några av oss deltog i Innovationsstafetten på NetPort i Karlshamn så var andra medarbetare i Stockholm och tog emot ett hedersutnämnande och 10000 kronor för sitt utvecklingsarbete på Garvaregården i Kyrkhult. Läs gärna mer på kommunens hemsida, ett utvecklingsarbete som sätter de boende på Garvaregården i centrum.   http://www.olofstrom.se/CM.php?PageID=25521&news_id=10122

Under dagen Innovationsstafett diskuterades olika problem och också lösningar. Efter halva dagen delade vi in oss i grupper om två eller tre personer. Ett problem som vi i min grupp ville lösa var integration och möjlighet att komma i arbete, att vi inom vissa yrken saknar tillräckligt med kompetens samtidigt som det finns personer med utländsk utbildning. På kommunledningen ställer vi oftast som krav att sökande till våra tjänster ska kunna uttrycka sig väl i tal och skrift på svenska. Egentligen är inte detta alltid nödvändigt, det kanske fungerar lika bra om den sökande kan uttrycka sig väl på engelska? Vi kommer att testa detta i kommande annons om det inte är praktiskt omöjligt och därefter utvärdera om det gör skillnad i sökande. Men å andra sidan räcker det inte att vi skriver det i den svenska annonsen utan att det också innebär att vi behöver ha annonsen både på svenska och engelska om vi ska kunna se effekten av detta.

Samhällsutvecklingsavdelningen på KLF har sedan årsskiftet ansvar för samordningen av integratonsinsatser och arbete i kommunen. Tjänsten som integrationssamordnare är nyinrättad och Arbete pågår för att finna och sätta organisationen avseende integration inom vår organisation, lokalt med myndigheter och regionalt med myndigheter, intressant och utmanande. En annan utmaning nu är att Informationsansvarig Linda Rydkvist fått annat arbete och kommer att lämna oss i sommar. Ansökningstiden Kvalitetsstrateg har gått ut och det finns 27 sökande.

Nästa vecka så kommer 4 personer att intervjuas för tjänsten som ny förvaltningschef för Socialförvaltningen. De personer som är aktuelle kommer att intervjuas  av fackliga representanter,  politisk ledning och  tjänstemän så det blir tre intervjuer för var och en av de sökande.

På G i kommunkoncernen – socialförvaltningen & Kultur- och fritidsförvaltningen

Team Gearing Up

Idag påbörjar den utökade koncernchefsgruppen andra delen i Lean-utbildningen för att leda med Lean. Första delen handlade mycket om värdegrundsarbete. Värdegrundsarbetet är definitivt inta avklarat utan bara påbörjat och något som vi måste arbeta kontinuerligt med i hela kommunen. Till stöd för det arbetet finns framtaget arbetsmaterial att använda vid arbetsplatsträffar. Utöver den utökade koncernchefsgruppen kommer ytterligare en grupp med chefer att påbörja samma utbildning nu, dock inte idag.

Under hösten 2014 blev köerna långa till platser på särskilt boende, en kö som nu minskat rejält tack vare Ekdungen i Jämshög. Ombyggnationen av Garvaregården i Kyrkhult i år kommer också att ge ytterligare platser.

Socialförvaltningen har  i dagarna öppnat vårt nya korttidsboende inom äldreomsorgen, Ekdungen i Jämshög. Härigenom har vi också fått till 14 nya gruppboendeplatser på Brännaregårdens äldreboende. Dessa är redan erbjudna de som står i kö för särskilt boende. I vissa fall har man redan flyttat in också. Hemtjänsten gruppen i Olofström håller på att delas och en ny chef är på väg in. Även en ny chef är på väg in i verksamheten i Jämshög då en av cheferna valt att byta arbete inom kommunen.

Även daglig verksamhet håller på att flytta från Jägaregatan till Ekdungen i Jämshög. Funktionsstöd utökar sina boendeplatser på Ekerydsplan från 6 platser till 9 platser.  Även inom funktionsstöd sker rekrytering av chef inom personlig assistans då en chef valt att gå till annat arbete.

Arbetsmarknadsenheten arbetar på i flera olika projekt mot ungdomsarbetslösheten. Under april månad kommer Navigatorcenter att öppnas.

Arbete med att få ner de höga sjukskrivningstalen pågår samt genomgång av ekonomin för att få en budget i balans. Inom äldreomsorgen och funktionsstöd genomlyses verksamhetens kostnader i projektet Kostnad Per Brukare.

Kultur- och fritidsförvaltningen förbereder inför Valborg, 6 juni, midsommar, medvindsmässa och nässelfrossa. Turnéläggningen för höstens teater i skolan är i full gång.  Arbete pågår inför mottagande av årets Vistelsestipendier som ju kommer under sommaren och där ankomst- och avfärd sker på söndagar. Många saknar egen bil, så lite pussel för att få ihop detta med semestrar et cetera.

Förvaltningen har också påbörjat arbetet med att se över och uppdatera kulturplan och fritidspolitisktprogram samt att se över rutiner för vår konst (inköp, gallring, tillgänglighet et cetera.) Angående skyltning i Ebbamåla bruk vill Karlshamn ta ett större helhetsgrepp och skynda långsamt. Nytt möte inbokat i slutet av april.

För Växtverket är situationen utmanande och igår testades för första gången ungdomsgård på övervåningen och allaktivitetshus på nedre plan.

 0015878r

Årsredovisning & Integration

OFM_SYMBOL_sv

Igår godkände fullmäktige årsredovisningen för 2014. Sammanfattningsvis så har vi visat på bra resultat vad gäller verksamhet, måluppfyllelse och finansiellt. Resultatet blev för kommunen minus 0,7 mkr men när vi lägger till de pengar som vi löst in en del av pensionsförpliktelse med blir resultatet i stället 10,4 miljoner kronor.

Fullmäktige tog beslut om att anta nytt reglemente både för Kommunstyrelsen och Socialnämnden. Revideringen innebar i grova drag att konsumentvägledning, tillsyn av verksamheter med alkoholtillstånd och integrationssamordning flyttades från Socialnämnden till Kommunstyrelsen samt att Socialnämnden fick uppdraget som Arbetslöshetsnämnd. Finns ingen nämnd utpekad så blir det automatiskt Kommunstyrelsen men arbetsmarknadsverksamheten ligger på Socialnämnden och därmed blir det naturligt att Socialnämnden också är Arbetsmarknadsnämnd.

Tidigare på dagen var jag och Sara Rudolfsson på dialogmöte i Karlskrona gällande integration. I världen idag finns ca 52 miljoner människor på flykt varav ca 10 miljoner får hjälp av FN. Migrationsverket räknar med att ca 100 000 personer kommer att ta sig till Sverige själva under 2015. De som kommer hit själva hamnar på Migrationsverkets anläggningar under tiden som de väntar på besked om det blir uppehållstillstånd eller ej. Vi i Olofströms kommun har ett avtal med Migrationsverket om att vi ska ta emot 30 personer per år av dem som fått uppehållstillstånd och då ha en beredskap för detta mottagande. Det betyder inte att vi bara tar emot 30 personer då det finns många som själva väljer att flytta hit, ordnar egen bostad eller flyttar ihop med någon som redan bor här.

Av de som befinner sig på flykt har Sverige avtal om att ta emot 1900 personer. Deras ärende har redan prövats innan de kommer hit och de har då redan uppehållstillstånd och åker direkt till den kommun som i förväg bestämt att de vill ta emot den eller dem.

Nyanländas boendesituation finns att läsa om i en delrapport från Boverket, här finns också olika förslag till tillfälliga lösningar.     http://www.boverket.se/globalassets/publikationer/dokument/2015/nyanlandas-boendesituation-delrapport1.pdf

Avslutar med ett citat att tänka på av Albert Einstein ”Se till saker så som de är, inte så som du tycker att det borde vara”  Det är först då vi kan hitta lösningar.

3D man balancing on the rope

På G i kommunkoncernen – budget & Lean

I tisdags träffade samtliga förvaltningschefer styrgruppen för Budget i balans. Styrgruppen består förutom av Kommunstyrelsens arbetsutskott också av samtliga gruppledare. I tisdags var också alla nämndsordförande inbjudna. Tillsammans ska vi spara drygt 18 miljoner kronor. Samtliga förvaltningar arbetar med förslag på åtgärder för att genomföra besparingarna. Budgetramarna för respektive förvaltning tas i början av juni.

Det är fortfarande många sjukskrivna i kommunen och Utbildningsförvaltningen förlänger projektet med pooltjänst i ytterligare en månad för att därefter kunna göra en utvärdering.

Löneöversynen är genomförd och målsättningen är att de nya lönerna ska betalas ut nu redan i april.

Planeringen med det fortsatta arbetet med Lean pågår. På Himmelsberget bl.a. fungerar de korta möten med lean-tavlor sedan i höstas. En gång i veckan träffas representanter från de olika avdelningarna för att lyfta förbättringsområden på de digitala tavlorna samt antingen att åtgärda direkt, eller vid kommande tillfälle. Behöver frågan lösas av chefer så lyft frågan vidare till ”chefstavlan”. Exempel på vad som varit upp på tavlan och åtgärdats är allt från Rutiner för samrådsmöte vid detaljplan till bokning skyltning av sammanträdesrum.

 leantavla1Leantavla2

Revisionsrapport

Nu har det varit en del skriverier om en revisionsrapport och vad handlar det då om och varför? Kommunens förtroendevalda revisorer köper in ett antal granskningar av verksamheterna vart år. Dessa revisionsrapporter är normalt sett mycket bra, där aktuell verksamhet eller aktuellt område genomlyses och där vi också sedan får en analys och rekommendationer om vad vi skulle kunna göra eller vad som måste rättas till. Den kritik vi får i rapporterna bidrar till att utveckla vår verksamhet. Jag uppskattar verkligen dessa konsultrapporter inklusive kritiken.

I det här fallet som gäller lokalförsörjningen så innehåller rapporten många sakfel, då också väsentliga fel inte bara felskrivningar. I rapportens inledning, liksom i uppdraget, anges vad som ska granskas. Inte heller här stämmer leveransen med uppdraget. Rapporten sägs bygga på information från berörda tjänstemän vilket inte heller är fallet. Vid en sammantagen bedömning så får felen anses så stora att rapporten inte tillför något, tvärt om. Det är kommunens förtroendevalda revisorer som köper in rapporterna och de har krävt att rapporten ska göras om. Detta är också något som KPMG:s Lars Jönsson själv anser som självklart.

Både från KPMG:s och från kommunens sida tycker vi att den uppkomna situationen är tråkig och onödig. KPMG levererar normalt sett faktabaserade rapporter och vi förbättrar oss efter den konstruktiva kritik vi får.  Det som i dagens, dvs lördagen den 11 april, står i Sydöstran är hämtat från följande yttrande som jag gjort över rapporten.

Sammanfattning

KPMG har i revisionsrapport inkommen den 1 april 2015 rekommenderat Olofströms kommun att inrätta en funktion som lokalstrateg för att minska behovet av nya investeringar.

Av rapporten framgår att information har inhämtats genom att berörda tjänstemän har intervjuats – vilket inte stämmer. Rapporten innehåller sakfel, lösa påståenden och motstridig fakta.

Några exempel ur rapporten följer nedan.

Enligt rapporten under p. 7.2 analys kommer granskande revisor fram till att fastighetsfrågorna ”historiskt sett inte hanterats bra i kommunen”. Konstaterandet är svårt att uppfatta som en analys, snarare ett tyckande och därmed inte hemmahörande i en revisionsrapport.

Enligt rapporten har socialförvaltningen och Olofströmshus en strategi för äldreboende, se p. 8.1  samtidigt som det i p. 9.2 görs följande analys ” Kommunen tycks ha överrumplats av att det helt plötsligt blivit ett stort behov av förskolor och äldreboenden”. Enligt analysen är demografisk utveckling en typisk sak som en fastighetsstrateg ska arbeta med. Om det ökade behovet av skolor och äldreboende verkligen är något som en fastighetsstrateg skulle kunnat avläsa av den demografiska utvecklingen är däremot i verkligheten oklart.

Av rapporten framgår att Olofströmshus uppdrag är att tjäna pengar och att detta ska göras genom full uthyrning av bostäder samt i övrigt via serviceavtal med kommunens fastighetsförvaltning. Varifrån uppgiften om att bolagets syfte är att tjäna pengar på serviceavtalen med kommunens fastigheter är hämtad är oklar.  Samma när det gäller informationen om att kommunen under de närmsta åren ska bygga förvaltningslokaler för mellan 200 – 250 miljoner kronor. Kommunfullmäktige beslutar om investeringar och det finns inte något sådant beslut.

Det verkar också ha inrättats ett nytt bolag, Olofströmsfastigheter AB, som mäter driften enligt rapporten. Detta bolag är för kommunen inte känt sedan tidigare.

Yttrande

Kommunen har i tidigare rapporter fått konstruktiv kritik som grundat sig på objektiv fakta, kritik som bidragit till att utveckla kommunens verksamheter. Denna rapport är osaklig och innehåller många fel.

Det finns givetvis områden som behöver utvecklas inom lokalförsörjning och investering i fastigheter och det kommer vi att arbeta vidare med. Däremot kommer Olofströms kommun inte att inrätta en tjänst som fastighetsstrateg. Vi kommer att arbeta vidare utifrån de regler om för investering och inhyrning av lokaler som antagits av Kommunstyrelsen den 24 februari 2015.”

Utveckling av webben & ny klädaffär i centrum!

Skärtorsdag och snart påskhelg! Både vårtecken och påsk kom tidigt i år. Nu hoppas vi också att solen lyser upp påsken.

Andra goda nyheter är att vi nu kommer att få en ny klädaffär i centrum! Olofströmshus har nu fått ny hyresgäst i Idoffs gamla lokaler. Ombyggnationen av Ekdungen i Jämshög är klar och nästa vecka öppnar kommunens nya korttids- och växelvårdsboende. När det gäller Kyrkhult så har Olofströmshus tillsammans med Garvaregårdens personal och en arkitekt tagit fram en situationsplan för hur arbetet med om- och utbyggnad av Garvaregården ska se ut. Spännande blir också att snart kunna ta del av Olofströmshus intervjuer av de boende på Ekerydsplan. Projektet Ecco Living håller nu på att avsluta intervjuer där hyresgästerna bl.a. fått svara på vilket sätt de vill medverka i projektet framöver.

204

Speglar utsidan insidan? Nej inte alltid och i synnerhet inte när det gäller kommunens webbsida. Har det då någon betydelse? Bättre en ”insida” med mycket bra verksamheter, bra bemötande och information i direkt kontakt mellan människor än en webbsida som lovar mer än vad insidan kan hålla? Självklart så är verksamheterna helt avgörande men vi har inte längre ett val vad gäller en bra informativ hemsida. Information som inte finns på hemsidan eller som inte hittas snabbt är ett stort problem, än värre är det om informationen som hittas är felaktig eller inaktuell. Förutom att människor förväntar sig att hitta information på webbsidan finns också en förväntan om att kunna utföra ärenden via nätet oavsett vad det gäller. Olofströms kommuns hemsida består idag av 2500 sidor som ska hållas informativa och uppdaterade.

Igår genomfördes internutbildning av medarbetare inom olika verksamheter för att var och en själva ska kunna uppdatera ”sina” sidor på webben. Utbildningsmaterialet var framtaget av kommunikationsansvarig Linda Rydkvist och webbansvarig Karolina Ekberg, vilka också höll i en mycket bra utbildning. Målsättningen är att vår hemsida ska präglas av vår grafiska profil och innehålla aktuell och bra information, den information som den som besöker sidan vill ha. (bilder från utbildningen nedan)

Kommer detta att innebära en ökad arbetsbörda för medarbetarna inom kommunens olika verksamheter? Tvärt om, på sikt kommer det att spara tid. Idag mejlar var och en bilder till webb-ansvarig för att beskriva vad som är fel och var på hemsidan, ibland med bilagda skärmdumpningar för att illustrera. Beskrivningarna tar längre tid än att personen själv gått in och exempelvis justerat ett felaktigt telefonnummer.

Kommunen driver också verksamhet i bolag och förbund. Dessa hemsidor är därför lika viktiga. Olofströms Kraft har nu anställt en kommunikatör, Sofia Fredholm. Sofia kommer att arbeta med bolagets webb och sociala medier. Viktigt är information vid strömavbrott, nätkunder förväntar sig att kontinuerligt kunna följa via webb eller facebook vad som händer och om vi vet när strömmen kommer tillbaka. Även utbyggnad och anslutning till fibernät kräver mycket information och kommunikation. Kraftbolaget har nu lanserat sin nya hemsida. Per-Ola Svensson, Vd. ”Det ska vara smidigt att snabbt hitta information om eventuella driftstörningar och få reda på hur vi jobbar med att lösa problem. Webbsidan är självklart mobilanpassad så att den är tillgänglig var man än befinner sig. Successivt kommer vi att aktivt arbeta med facebook för att vara där kunden är.”

GLAD PÅSK!!!

184188

181192