Verksamhetsutveckling, rutiner och kvalitetssystem

Vi håller nu på med budgetarbetet, eller ja det är väl egentligen ständigt pågående arbete. Det är inte pengarna som är det intressanta utan vad vi gör med dem. Samtidigt som vi lägger en budget för den verksamhet som vi driver behöver vi hela tiden fundera på hur vi skulle kunna göra annorlunda. Även om vi inte alltid tänker på det så utvecklas verksamheterna hela tiden, det finns ingen verksamhet som ser exakt likadan ut idag som den gjorde för två år sedan. Även om man gör som man alltid har gjort så blir faktiskt inte resultatet detsamma. I bland är man rädd att förändra med motiveringen att ”det fungerar ju så bra nu” eller ”varför ändra på ett vinnande koncept?” För att få samma resultat hela tiden så räcker det inte att göra som man alltid gjort då omvärlden hela tiden förändras och därmed påverkas resultatet eller synen på resultatet.

En förändring betyder i många fall en förbättring men det är inte alltid fallet. För att öka möjligheterna till förbättring och också medvetet driva förändringarna dit vi vill så behöver vi hela tiden ha siktet inställt på vad som är viktigt, ha tydliga rutiner, kvalitetssystem och gemensamma spelregler. Det kan låta motstridigt att säga att rutiner och spelregler är viktiga för att ge utrymme till utveckling. Men det är först genom att undvika ad hoc lösningar och också riskera att fatta olika beslut i liknande ärenden som vi undviker mycket fel och slipper lägga tid på att rätta. Det är också först då som vi medvetet kan arbeta med förbättringar och inte bara förändringar. Lean är den metod som vi i Olofström valt för att jobba med ständiga förbättringar. Under det senaste året har vi lagt mycket tid på värdegrundsarbetet men vi kommer nu att lägga tid på att lyfta fram det kvalitetsarbetet som drivs inom olika verksamheter och också ge stöd i det fortsatta lean-arbetet. Karl Andrae som är ekonomichef och också min ställföreträdare kommer att leda och samordna Lean-arbetet. Han kommer att starta med att ge en helhetsbild för var vi befinner oss i detta arbete då det skiljer mellan olika verksamheter nu under kommande veckor. Samtliga chefer kommer på fredagens Kommuninfo att få en kort sammanfattning av arbetet den närmaste tiden.

Arbetslösheten sjunker och det ser bra ut, i synnerhet för personer som är födda i Sverige. Däremot är det fortfarande tufft för utrikes födda. Sysselsättning är viktigt både för den enskilda men också för samhället. Vi har en hög målsättning vad gäller integration och sysselsättning och har därför valt att både se över hur vi arbetar idag, vad som kan göras bättre och vad vi behöver göra i framtiden. Utredning kommer att påbörjas under slutet på denna månad och vid årsskiftet är målsättningen att ha en plan för hur vi de kommande åren ska jobba med hela kedjan från det att våra unga slutar gymnasiet till att de är i arbete. De verksamheter som kommer ingå i uppdraget är bland annat arbetsmarknadsenheten inklusive Navigatorcenter, Servicecenter, arbetet med den kommunala aktivitetsansvaret, samverkan med arbetsförmedlingen och Komvux med SFI.

Just nu pågår på Navigatorcentrum ett arbete med det kommunala aktivitetssvaret. Det handlar om att få de ungdomar som inte slutfört sina högstadie/gymnasiestudier att återuppta studierna och få sin examen. Förra veckan fick vi tre ungdomar att börja på folkhögsskolan och slutföra sina högstadiestudier för att sedan kunna fortsätta med gymnasiet.

Ung Möjlighet startade upp en ny grupp denna vecka och det var tio ungdomar som påbörjade den.

På Navigatorcentrum är det drop-in varje dag mellan 10-14 och förra veckan var det tio ungdomar som kom in och fick råd och stöd i sitt jobbsökande.

Under oktober månad startar vi en mottagningsstation vid miljöstationen. Där kan privatpersoner välja att skänka saker som sedan går vidare till Återbruket för försäljning. Det är ett projekt i samverkan med VMAB och syftet är att minska sopberget och öka återvinningen.

Förutom att vi själva följer upp och utvärdar vårt arbete så sker också tillsyn och utvärdering av bland annat Arbetsmiljöverket. Förra veckan genomförde de tillsyn på följande enheter inom äldreomsorgen. Hemtjänsten Västra, nattpatrull, hemtjänst Norra samt Garvaregården är de enheter som granskas. De tittar på hur det ser ut med sjukfrånvaron, avvikelser, arbetsskador och hur vi arbetar med, bland annat, risk-och sårbarhetsanalyser. De kommer sedan att lämna en rapport där de skriver  vad vi ska jobba vidare med för att ytterligare förbättra kvalitén i de olika delarna.

Planering för uppstart av om- och tillbyggnaden på Garvaregården i Kyrkhult är nu igång. Tanken är att det ska ske i olika etapper där etapp ett är det nya aktivitetshuset, entrén till denna, samt utbyggnaden med 10 nya lägenheter. I etapp två kommer ombyggnad av nuvarande servicelägenheter i glasgången och i etapp tre de nya personalutrymmena, En del omflyttningar kommer att göras för att det ska bli så smidigt som möjligt. Det kommer att bli en något stökig men mycket spännande tid då vi får se hur den nya Garvaregården växer fram.

Funktionsstöd har tillsammans med bemanningsenheten genomfört utvärdering i syfte att göra tillsättning av vikarier än mer effektiv. Utvärderingen blir ett led i kvalitetsarbetet, exempelvis hur vi kan arbeta ännu bättre med introduktion av nya medarbetare.

Socialnämnden har antagit ett ledningssystem kvalitet. Nästa steg är att påbörja de olika arbetsprocesserna. Syftet med ledningssystem för kvalitetsarbete är att skapa en grundläggande ordning och reda i verksamheten, att kvalitetsarbetet är dokumenterat på ett strukturerat sätt och att det dokumenterade kvalitetsarbetet följs och utvecklas.  Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet genom att genomföra riskanalyser, egenkontroller, ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet.

 

På väg framåt!

Idag är vi 13 437 invånare i Olofström vilket är en ökning från förra veckan (+5), en ökning från 1 januari 2017 (+20) och en ökning från 1 november 2016 (+99). Att vi även stämmer av från första november beror på att det är det är dels de som är folkbokförda här då som ska betala skatt i Olofström och dels så ligger antalet till grund för fördelning av statsbidrag. Jag tycker att förändringen denna senaste veckan är extra positiv då det är plus på flytt- (+3), invandring (+1) – och födelsenettot (+1). Särskilt födelsenettot är glädjande då det innebär att det är en mer född än avliden. Medelåldern har sjunkit något de senaste åren och det ökar möjligheten att få balans i antalet födda.

 

Den 1 september började Ingegerd Carlsson hos oss igen, men denna gång som förvaltningschef för utbildningsförvaltningen. Samhällsutvecklingschef Anders Emgård slutar hos oss den sista september då han ska börja arbeta som fastighetschef i Örkeljunga.

Ny elnätschef, Bo Underman,  är rekryterad på OKAB. Bo Undemar han kommer närmst från Affärsverken i Karlskrona där han jobbat som driftchef de senaste åren. Han tillträder tjänsten i slutet av november månad men kommer innan dess att jobba hos oss en dag i veckan från den 1 november.

Som ledare i Olofström har vi flera olika utbildningar till stöd i arbetet. Just nu pågår utbildning i hur genomföra resultat- och utvecklingssamtal. Från och med i år har vi samma underlag för samtalet i hela kommunkoncernen. Alla chefer har också gått utbildning i hälsofrämjande ledarskap. Dock har nya chefer hunnit börja sedan vi genomförde utbildningen och dessa kommer då att få gå utbildning i salutogent ledarskap den 26  oktober.
Uttagning till det länsgemensamma programmet Blekinges framtida chefer pågår nu och vi förfogar över tre platser. Programmet riktar sig till den som inte är chef i dag men som är intresserad av att bli det i framtiden.
Introduktionsutbildningar körs för alla medarbetare i hela kommunkoncernen och datum för höstens utbildningar är den 9 oktober och den 4 december.

 

Vi har tidigare i år beslutat att alla medarbetare som är ute i olika verksamheter eller liknande ska ha kommunala id-kort. Just nu pågår fotografering för att kunna producera korten. Tanken är också att korten framöver ska kunna fungera som exempelvis nycklar om behov finns.

Vår målsättning är att nomineras till årets kvalitetskommun under nästa mandatperiod. Vi kommer att låta SKL genomföra en första ” kvalitetskontroll” under oktober. Utifrån denna kommer vi sedan att lägga upp en strukturerad plan för det kommande arbetet. Det finns områden som vi redan vet måste läggas extra energi på. Ett av dessa områden är webbsida och digitalisering. När det gäller webbsidan så kommer vi nu när vi rekryterar ny kommunikatör att lägga extra stor vikt vid kompetens inom webb/kommunikation för att än mer förbättra hemsidan.  När det gäller digitalisering så kommer vi under 2018 att lägga extra stort fokus 2018 – och en plan för det arbetet är under pågående och kommer att hanteras på chefsdagarna i november för att vi ska kunna köra igång strukturerat i januari 2018.

När det gäller utbyggnad av bredband så samförlägger vi med elnätet. Entreprenaderna är på gång runt om i koncessionsområdet där befintliga högspänningsledningar ersätta av markkablar. Pågående projekt finns i Gränumsdal, Lönnemåla, Höghult, Sandbäck, Vilshult. Projekten kombineras nästan uteslutande tillsammans med nedgrävning av bredbandsfiber. IP-Only har nu påbörjat schaktningen i området runt Hemsjö, Gaslunda, Ljusaryd där de är tänkta leverantörer för fiber till dessa fastigheter.

 

e-blomlåda