Verksamhetsutveckling, rutiner och kvalitetssystem

Vi håller nu på med budgetarbetet, eller ja det är väl egentligen ständigt pågående arbete. Det är inte pengarna som är det intressanta utan vad vi gör med dem. Samtidigt som vi lägger en budget för den verksamhet som vi driver behöver vi hela tiden fundera på hur vi skulle kunna göra annorlunda. Även om vi inte alltid tänker på det så utvecklas verksamheterna hela tiden, det finns ingen verksamhet som ser exakt likadan ut idag som den gjorde för två år sedan. Även om man gör som man alltid har gjort så blir faktiskt inte resultatet detsamma. I bland är man rädd att förändra med motiveringen att ”det fungerar ju så bra nu” eller ”varför ändra på ett vinnande koncept?” För att få samma resultat hela tiden så räcker det inte att göra som man alltid gjort då omvärlden hela tiden förändras och därmed påverkas resultatet eller synen på resultatet.

En förändring betyder i många fall en förbättring men det är inte alltid fallet. För att öka möjligheterna till förbättring och också medvetet driva förändringarna dit vi vill så behöver vi hela tiden ha siktet inställt på vad som är viktigt, ha tydliga rutiner, kvalitetssystem och gemensamma spelregler. Det kan låta motstridigt att säga att rutiner och spelregler är viktiga för att ge utrymme till utveckling. Men det är först genom att undvika ad hoc lösningar och också riskera att fatta olika beslut i liknande ärenden som vi undviker mycket fel och slipper lägga tid på att rätta. Det är också först då som vi medvetet kan arbeta med förbättringar och inte bara förändringar. Lean är den metod som vi i Olofström valt för att jobba med ständiga förbättringar. Under det senaste året har vi lagt mycket tid på värdegrundsarbetet men vi kommer nu att lägga tid på att lyfta fram det kvalitetsarbetet som drivs inom olika verksamheter och också ge stöd i det fortsatta lean-arbetet. Karl Andrae som är ekonomichef och också min ställföreträdare kommer att leda och samordna Lean-arbetet. Han kommer att starta med att ge en helhetsbild för var vi befinner oss i detta arbete då det skiljer mellan olika verksamheter nu under kommande veckor. Samtliga chefer kommer på fredagens Kommuninfo att få en kort sammanfattning av arbetet den närmaste tiden.

Arbetslösheten sjunker och det ser bra ut, i synnerhet för personer som är födda i Sverige. Däremot är det fortfarande tufft för utrikes födda. Sysselsättning är viktigt både för den enskilda men också för samhället. Vi har en hög målsättning vad gäller integration och sysselsättning och har därför valt att både se över hur vi arbetar idag, vad som kan göras bättre och vad vi behöver göra i framtiden. Utredning kommer att påbörjas under slutet på denna månad och vid årsskiftet är målsättningen att ha en plan för hur vi de kommande åren ska jobba med hela kedjan från det att våra unga slutar gymnasiet till att de är i arbete. De verksamheter som kommer ingå i uppdraget är bland annat arbetsmarknadsenheten inklusive Navigatorcenter, Servicecenter, arbetet med den kommunala aktivitetsansvaret, samverkan med arbetsförmedlingen och Komvux med SFI.

Just nu pågår på Navigatorcentrum ett arbete med det kommunala aktivitetssvaret. Det handlar om att få de ungdomar som inte slutfört sina högstadie/gymnasiestudier att återuppta studierna och få sin examen. Förra veckan fick vi tre ungdomar att börja på folkhögsskolan och slutföra sina högstadiestudier för att sedan kunna fortsätta med gymnasiet.

Ung Möjlighet startade upp en ny grupp denna vecka och det var tio ungdomar som påbörjade den.

På Navigatorcentrum är det drop-in varje dag mellan 10-14 och förra veckan var det tio ungdomar som kom in och fick råd och stöd i sitt jobbsökande.

Under oktober månad startar vi en mottagningsstation vid miljöstationen. Där kan privatpersoner välja att skänka saker som sedan går vidare till Återbruket för försäljning. Det är ett projekt i samverkan med VMAB och syftet är att minska sopberget och öka återvinningen.

Förutom att vi själva följer upp och utvärdar vårt arbete så sker också tillsyn och utvärdering av bland annat Arbetsmiljöverket. Förra veckan genomförde de tillsyn på följande enheter inom äldreomsorgen. Hemtjänsten Västra, nattpatrull, hemtjänst Norra samt Garvaregården är de enheter som granskas. De tittar på hur det ser ut med sjukfrånvaron, avvikelser, arbetsskador och hur vi arbetar med, bland annat, risk-och sårbarhetsanalyser. De kommer sedan att lämna en rapport där de skriver  vad vi ska jobba vidare med för att ytterligare förbättra kvalitén i de olika delarna.

Planering för uppstart av om- och tillbyggnaden på Garvaregården i Kyrkhult är nu igång. Tanken är att det ska ske i olika etapper där etapp ett är det nya aktivitetshuset, entrén till denna, samt utbyggnaden med 10 nya lägenheter. I etapp två kommer ombyggnad av nuvarande servicelägenheter i glasgången och i etapp tre de nya personalutrymmena, En del omflyttningar kommer att göras för att det ska bli så smidigt som möjligt. Det kommer att bli en något stökig men mycket spännande tid då vi får se hur den nya Garvaregården växer fram.

Funktionsstöd har tillsammans med bemanningsenheten genomfört utvärdering i syfte att göra tillsättning av vikarier än mer effektiv. Utvärderingen blir ett led i kvalitetsarbetet, exempelvis hur vi kan arbeta ännu bättre med introduktion av nya medarbetare.

Socialnämnden har antagit ett ledningssystem kvalitet. Nästa steg är att påbörja de olika arbetsprocesserna. Syftet med ledningssystem för kvalitetsarbete är att skapa en grundläggande ordning och reda i verksamheten, att kvalitetsarbetet är dokumenterat på ett strukturerat sätt och att det dokumenterade kvalitetsarbetet följs och utvecklas.  Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet genom att genomföra riskanalyser, egenkontroller, ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet.

 

På G i kommunkoncernen – budget & Lean

I tisdags träffade samtliga förvaltningschefer styrgruppen för Budget i balans. Styrgruppen består förutom av Kommunstyrelsens arbetsutskott också av samtliga gruppledare. I tisdags var också alla nämndsordförande inbjudna. Tillsammans ska vi spara drygt 18 miljoner kronor. Samtliga förvaltningar arbetar med förslag på åtgärder för att genomföra besparingarna. Budgetramarna för respektive förvaltning tas i början av juni.

Det är fortfarande många sjukskrivna i kommunen och Utbildningsförvaltningen förlänger projektet med pooltjänst i ytterligare en månad för att därefter kunna göra en utvärdering.

Löneöversynen är genomförd och målsättningen är att de nya lönerna ska betalas ut nu redan i april.

Planeringen med det fortsatta arbetet med Lean pågår. På Himmelsberget bl.a. fungerar de korta möten med lean-tavlor sedan i höstas. En gång i veckan träffas representanter från de olika avdelningarna för att lyfta förbättringsområden på de digitala tavlorna samt antingen att åtgärda direkt, eller vid kommande tillfälle. Behöver frågan lösas av chefer så lyft frågan vidare till ”chefstavlan”. Exempel på vad som varit upp på tavlan och åtgärdats är allt från Rutiner för samrådsmöte vid detaljplan till bokning skyltning av sammanträdesrum.

 leantavla1Leantavla2

Chefsdagarna 2014 – Lean & How to avoid Death by PowerPoint

Hemma igen efter två dagar i Halmstad med kommunkoncernens alla chefer! Tiden när vi alla är tillsammans är otroligt värdefull där diskussioner och möten bidrar till en vi-känsla.  För flera är det också första gången man träffas trots att vi alla jobbar inom samma koncern. Alla deltog aktivt, bjöd på sig själva och många skratt blev det.

bild lean

Vi började chefsdagarna med en föreläsning om presentationsteknik och powerpoint med David Philips. ”How to avoid death by PowerPoint. Förhoppningen är att vi framöver ska göra våra föredrag lite bättre genom att undvika de största felen när det gäller power-point.  Några av tipsen vi fick var

  • max ett budskap per bild och max 6 ord/punkter per bild. Gärna många bilder men lite på var än tvärt om.
  • mörk bakgrund med ljus text
  • animera
  • använd laserpekaren så mycket du orkar – men bara hemma när du leker med katten! Aldrig vid presentation.
  • Släck ner pp när du inleder, inte ens en logga på tom pp i bakgrunden.

Fler tips finns i boken med samma titel som föredraget ”How to avoid death by PowerPoint.

Efter det visade Karl Andrae praktiskt hur animeringar kunde göras men det går nog inte att komma ifrån att vi alla, var och en, måste sitta i lugn och ro och öva.

Resterande del av dagarna var det Lean med Ola Johansson från Part. KLF:s ledningsgrupp inklusive förvaltningschefer och VD:ar  började jobba med en gemensam värdegrund för hela kommunkoncernen i maj. De ord som vår värdegrund vilar på är

  1. Mod
  2. Engagemang
  3. Delaktighet
  4. Kvalitet

En värdegrund har lustigt nog inget värde i sig, utan det är arbetet med den och diskussionerna som gör skillnad. Diskussioner som inte bara kan ske vid några tillfällen per år utan måste ske kontinuerligt. Efter att vi arbetat med värdegrunden var det nu dags för samtliga chefer att jobba tillsammans med detta. Innan var chef rullar arbetet vidare ut till medarbetarna kommer samtliga ledningsgrupper att arbeta med värdegrunden, innebörden av den och vad den ska leda till, hur vi jobbar med värdegrunden i vardagen.

bild 2

bild 1

bild 5

bild 4bild 3

Lean på IT-living

Idea concept

Igår hade Kommunledningens chefer, förvaltningscheferna och bolagscheferna Lean-utbildning med Ola Johansson, Part development. Det är så inspirerande att höra hur andra tänker och resonera men framför allt är det kul att höra hur den egna gruppen funderar. På kommunens chefsdagar, 2 sammanhängande dagar per år då koncernens alla chefer samlas, så kommer vi att arbeta vidare med det arbete vi påbörjade på Lean-mötet tillsammans med kommunkoncernens alla chefer.

Det var också första gången vi hade möte i den nya möteslokalen på IT-living, en lokal där vi kan välja mellan att sitta på stolar som kan sitta ”vanligt” på alternativt gunga till på eller att sitta på kuddar. Salen bokas via Olofströms hus men kommer framöver att kunna bokas på kommunens intranät genom att länkas.

Idea concept

Lean & värdegrund

När vi beslutade om att arbeta med Lean i kommunkoncernen gjorde vi det för att ha fokus på förbättringar och utveckling. Vi ville ha ett gemensamt arbets- och synsätt när det gällde förbättringar och vi ville också att allas goda idéer skulle tas till vara. Att det skulle krävas tid och uthållighet var vi väl medvetna om då organisationen är så stor och verksamheterna så skiftande.

När vi började med Lean använde vi oss av Kunskapslyftet och förutom förvaltningschefer och ordförande utbildades då också flera medarbetare. Tanken var då att dessa medarbetarna skulle initiera arbete och sprida detta i organisationen.
Det jag kan konstatera efter några år är att det inte räcker med mycket vilja utan det krävs stöd och kompetensutveckling inledningsvis. För att förbättringsarbetet sedan ska fortsätta så krävs ett synliggörande och engagemang av förändringsarbetet från oss chefer.

I koncernchefsgruppen insåg vi att vi behövde ta ett omtag. Vi var också överens om att vi skulle börja med oss själva i koncernchefsgruppen denna gång tillsammans med den förvaltningsövergripande ledningsgruppen för att därefter kunna stödja och leda det fortsatta arbetet med implementering av Lean.

Nu innan sommaren påbörjade vi en utbildning tillsammans med företaget Innovation Tech.

Första steget var att hitta en gemensam värdegrund för hur vi arbetar i kommunkoncernen, vad som kan förväntas av oss. Eftersom vi tidigare arbetat mycket med värdegrund både för medarbetare och ledare, värdegrunder som vi gemensamt tagit fram, ville vi inte ta bort dessa och börja om. I stället valde vi att ta tillvara de värdegrunder som vi redan har och är överens om. Den gemensamma värdegrunden för kommunorganisationen kommer därmed att vara resultatet av det vi står för som medarbetare och ledare.

Nästa steg blir nu att arbeta med ett par olika processer för att hitta arbetssättet för Lean. Valet kommer att ske utifrån att de ska vara lätta att överblicka, kunna användas för att visa arbetssättet, att vara bra exempel och också involvera/påverka flera olika verksamheter inom förvaltningar och bolag.

Lena Olsson, personalchef, Anders Emgård, Plan- och byggchef, och Magnus Lindahl, VD för Olofströms hus är styrgrupp för Lean-arbetet. De kommer att ge stöd, information och lämna förslag på Lean-utbildningar för att vi ska kunna föra arbetet vidare i hela organisationen.

Samtliga chefer träffas regelbundet vid KL-Info och vid nästa möte den 1 september kommer vi att ha valt vilka processer som vi kommer att starta upp med. Information kommer sedan att ske via intranätet och via chefer på de olika arbetsplatserna.